L'Agenzia delle Entrate ha definito nel XML uno standard di fatturazione.

Secondo tale tracciato, le informazioni devono essere indicate secondo un preciso criterio e secondo determinate modalità.

Illustreremo, prendendo come riferimento il tracciato ADE, su come aggiungere i dati nel modo corretto affinché il file XML della fattura siano correttamente impostati.







     

TRACCIATO XML AGENZIA DELLE ENTRATE

SEZIONE DATI ORDINE ACQUISTO vanno indicati secondo la sezione del modulo tabellare  dell’Agenzia delle Entrate (ADE) nei dati generali del documento:

CIG O CUP NELLA FATTURA XML

E' sempre più frequente, soprattutto nell'ambito della Pubblica Amministrazione, l'inserimento dei dati quali:


    • Numero Ordine di Acquisto da inserire nei punti 2.1.2.1 - 2.1.2.2 - 2.1.2.3  del modulo tabellare ADE;
    • CIG da inserire nel punto   2.1.2.6 del modulo tabellare ADE;
    • CUP da indicare nel punto  2.1.2.7 del modulo tabellare ADE;


Queste tre informazioni, come si nota dal tracciato dell'ADE sono legati allo stesso paragrafo, ovvero al paragrafo "dati generali del documento".


Tali dati possono essere inseriti secondo due modalità:


    1. La prima modalità consiste, in fase di emissione documento, nel cliccare sul pulsante “Dati Fatture Elettronica” e compilare la scheda successiva, ovvero:  


    • dati generali documento può essere movimentato con:
      • dati Ordine Acquisto;
      • dati Contratto;
      • dati Convenzione;
      • dati Ricezione;

A seconda della scelta l'informazione sarà posizionato nel punto corretto del modulo tabellare XML.


    • numero che fa riferimento alla voce precedentemente inserita, quindi se si è inseirto Ordine, il numero farà riferimento all'ordine di acquisto, così come se si è inserito "contratto" il numero farà riferimento al contratto etc.... (Campo obbligatorio

Il numero è un campo obbligatorio ai fini del riporto delle informazioni successive; di conseguenza, affinché non si verifichino problemi dovrà essere sempre indicato anche quando il valore è zero;

    • data che fa riferimento sempre alla prima voce "dati generali del documento";
    • codice CUP;  
    • codice CIG;


Si ribadisce che CIG e CUP sono collegati ai "dati generali del documento", di conseguenza affinché tali campi siano riportati nel file XML deve essere compilato anche il numero, in mancanza di numero, indicare "0".

    1. La seconda modalità consiste, in fase di inserimento documento, nel posizionarsi sul corpo del documento, sulla colonna "T" e cliccare sul tasto funzione F4.

Tale tasto consentirà di aprire la schermata dei dati aggiuntivi al documento, e anche in questo caso, come nella prima modalità sarà necessario compilare i dati richiesti dall'ente.



Seppur abbiano la stessa funzione, la differenza tra le due modalità è che:

    1. la prima riporta i dati aggiuntivi al totale del documento,
    2. la seconda modalità consente di riportare i dati aggiuntivi alla singola riga evidenziata, quindi in questo caso sarà possibile integrati tante informazioni aggiuntive per quante sono le richieste dell'Ente

RIFERIMENTO AMMINISTRAZIONE sezione 2.2.1.15 del modulo tabellare ADE


Per riportare il riferimento amministrazione che si trova nella sezione 2.2.1.15 del modello tabellare ADE




Tale dato può essere inserito in fattura elettronica in due modalità:


    1. la prima modalità consiste nell'inserire tale dato nell'anagrafica cliente alla  scheda destinazione.

In questa scheda è necessario compilare una riga indicando in Rif.Amm. il codice comunicato dall'Ente. Tale destinazione dovrà essere riportata nel documento di vendita emesso e in apposita sezione;


    1. la seconda modalità consiste nell'inserire il Riferimento Amministrativo nei "dati aggiuntivi del documento", ovvero in corrispondenza della colonna “T” nel corpo documento e digitando il tasto funzione “F4”.

Con il tasto F4 si aprirà la videata dove sarà possibile indicare il riferimento Amministrazione  alla singola riga di riferimento.

Indicare anche la riga di riferimento e digitare su “SALVA” per salvare.

ALTRI DATI GESTIONALI sezione  2.2.1.16 del modulo tabellare ADE


Gli Altri Dati Gestionali vanno indicati nell'apposita sezione “dati aggiuntivi documento”.


Per aprire la sezione "altri dati gestionali" è necessario posizionarsi sulla prima riga del documento e cliccare il tasto “F4”

Affinché i dati richiesti dall'ente siano riportati nella corretta sezione del file xml, sarà necessario compilare i campi con i valori:


    • altri dati gestionali indicando il valore richiesto dall'ente alla voce 2.2.1.16.1. ;
    • testo, il testo indicato dall'ente alla voce 2.2.1.16.2;
    • numero comunicato dall'ente e che sarà riportato nella sezione  2.2.1.16.3.;
    • data comunicata dall'ente (se presente) e che sarà riportata nella sezione 2.2.1.16.4.

DATI FATTURE COLLEGATE (EMISSIONE NOTA CREDITO) sezione 2.1.6 del modulo tabellare ADE


Durante l'emissione di una nota di Credito, è obbligatorio indicare all'interno di essa, i dati delle fatture collegate ovvero i riferimenti della fattura/fatture stornate.

I dati delle fatture collegate possono essere inserite secondo due modalità e dove in entrambi i casi in "dati generali del documento" si dovrà indicare "dati fatture collegate" e successivamente indicare in numero e data i riferimenti del documento stornato:

    1. se trattasi di storno di un unico documento, cliccare su "dati fattura elettronica" e indicare in "dati generali del documento = Dati fatture collegate" e nei successivi campi indicare il numero e la data del documento stornato;
    2. se trattasi di storno di più fatture è necessario utilizzare la metodologia che consente di aprire la videata "dati fattura elettronica" mediante il "F4"; quindi, posizionarsi sulla riga del corpo documento, cliccare F4 e compilare come nel precedente punto, aggiungendo la riga di riferimento. Ripetere l'operazione sulle successive righe.

ALLEGARE UN FILE ALLA FATTURA  XML sezione 2.5 del modulo tabellare ADE


Gli allegati secondo la sezione del modulo tabellare ADE vanno integrati nel file XML nella sezione “Allegati”.

Per allegare al fine XML un allegato, è necessario in Emissione documenti cliccare sul pulsante Allegati e copiare all'interno della sottocartella  denominata “allegati” tutti i file da allegare al documento xml.

INCAPSULARE PDF FATTURA XML

Per incapsulare nel file XML la fattura elettronica in formato PDF è necessario:


  1. in fattura elettronica, pulsante "impostazioni", abilitare il campo "incapsula documenti PDF";
  2. nell'anagrafica clienti, in scheda "fatturazione" abilitare "fattura elettronica incapsula PDF".